“Wo bleibt das papierlose Büro?”
Vortrag O.Univ.Prof.Dr. Wolf RAUCH

Deutsche Handelskammer in Österreich
Mai-Soiree 2001
Graz, 14.Mai 2001

Sehr geehrter Herr Generaldirektor Kassler,
sehr geehrte Damen,
meine Herren!

Ich werde meinen Vortrag in drei Abschnitte gliedern:
-	Zuerst will ich versuchen zu verdeutlichen, worin der Mythos “Papierloses Büro” besteht. Daß er viel mehr meint, als bloß weniger Papier auf dem Schreibtisch zu haben.
	
-	Dann möchte ich kurz erläutern, warum das papierlose Büro auch heute noch so weit von der Realität entfernt ist. Nicht weil die technischen Voraussetzungen fehlen würden, sondern weil es einige gewichtige organisatorische Defizite gibt.
Diese Defizite wären durchaus behebbar. Das wir sozusagen der praktische, anwendbare Teil meiner Ausführungen.
	
-	Schließlich will ich das “Papierlose Büro” in einen größeren Zusammenhang stellen und zeigen, wie eng Papier mit Schreiben und Lesen verbunden ist. Es stellt damit die entscheidende Grundlage unserer Kultur und Demokratie dar. Und das könnte sich durchaus ändern.

Der Wunsch, der Papierflut Herr zu werden, ist ein alter Traum der Menschheit. Schon Wernherr von BRAUN hat gesagt: “Wir können die Schwerkraft überwinden, aber der Papierkram erdrückt uns”. 

Der Weltraumpionier macht damit deutlich, daß der Wunsch nach dem Papierlosen Büro eigentlich der Wunsch nach der Reduktion von Verwaltungsabläufen, nach dem Rückzug der Bürokratie, nach weniger Overhead ist. Es ist nicht das Papier, es ist die Verwaltung, die wir los werden wollen. Oder noch deutlicher: Das “Papierlose Büro” ist die aktuelle Gestalt der romantischen Sehnsucht nach dem einfachen, natürlichen Leben. Das “Papierlose Büro” ist sozusagen die “Blaue Blume” der Romantik im Informationszeitalter. 

Das wird auch in der Geschichte des Papierlosen Büros deutlich: Ein besonders wichtiger Meilenstein war wohl der “Paperwork Reduction Act”, ein Bundesgesetz der USA aus 1980.

Dieses Gesetz ist der Höhepunkt einer langen Reihe von Versuchen der US-Administration, der Papierflut mit Gesetzen Herr zu werden. Schon 1942 gab es in den USA ein Bundesgesetz, das verordnete, die öffentliche Verwaltung habe mit einem “minimum burden upon the public and a minimum cost to the Government” auszukommen. 

Der Papierberg in der Verwaltung ließ sich davon nicht beeindrucken. 

Es gab in der Folge mehrere bundesstaatliche Kommissionen, Vorschläge des Präsidenten und des Kongresses. All das mündete in der Erkenntnis, daß Papier und Verwaltung untrennbar verbunden sind: Will man die Verwaltung vereinfachen, dann muß man das Papier reduzieren, dazu muß man wiederum die Regulationswut der Gesetzgebung bremsen. Und das ist leichter gesagt als getan.

Der “Paperwork Reduction Act” von 1980 war der Versuch, diesen gordischen Knoten zu durchschlagen. Dieses Gesetz 
-	es nannte das Problem schonungslos beim Namen.
-	Es enthielt eine Fülle von organisatorischen Lösungsvorschlägen.
-	Und es gab erstmals eine konkrete Hoffnung, der Papierflut Herr zu werden: den COMPUTER.

Nebenbemerkung: Dieses Phänomen der ausufernden Verwaltung kennt natürlich nicht nur die amerikanische Bundesverwaltung. Es gilt überall, im öffentlichen Bereich wie im privaten. Zur Anwendung kamen der “Paperwork Reduktion Act” und seine Lösungsvorschläge auch weniger in den Bundesbehörden als vielmehr vor allem in den Landesverwaltungen und in der Privatwirtschaft.

Zurück zum Hauptthema: Mit dem “Paperwork Reduction Act” hat also endlich der Held offiziell die Bühne betreten: Der COMPUTER. Er soll also den vielköpfigen Drachen “Papierflut” endgültig besiegen und uns in ein Paradies der einfachen Verwaltungsabläufe führen .

Diese Perspektive war Anfang der 80er Jahre noch nicht so selbstverständlich wie es heute klingt: Noch war der Computer primär RECHNER, nicht TEXTVERARBEITER.

In den großen Elektronik-Konzernen und Forschungslabors waren Computer und Büromaschinen noch strikt getrennt:

In den EDV-Zentren wurden die Computer-Drucker zwar immer besser und leiser, die Text-Software immer komfortabler, Büroarbeit war aber verpönt. Ein Informatiker betrachtete Schreibarbeit immer als unter seiner Würde. Ein Programmierer dirigierte Abläufe und Programme, schrieb aber keine Briefe.

Außerdem hatte der Computer gerade eine neue Quelle von ungekannten Papierfluten eröffnet: In endlosen Bahnen wurde das Papier nun ausgedruckt und kistenweise weitergeleitet. Nicht so bescheiden wie früher Blatt für Blatt – bestenfalls in Ordnern zusammengefasst. Der Computer war also nicht das offensichtlichste Instrument, um der Papierflut Herr zu werden. 

Auf der anderen Seite, im Bürobereich, wurden die Schreibmaschinen immer klüger. Man konnte Wörter ersetzen, nachträglich in Texte einfügen, Randausgleich automatisch vornehmen. Hier war Rationalisierungspotential zu erkennen. Zumal sich der Schreibpool als organisatorische Sackgasse herausgestellt hat.

Man schrieb aber immer noch mit Typenhebeln, Kugelköpfen oder Typenrädern – also langsam, laut und mechanisch. Und rechnen wollte mit einer Schreibmaschine schon überhaupt niemand.

Nur das eigentliche Hirn von Computer und Schreibmaschine war bald identisch: der Mikroprozessor. Und die Textsysteme und die Computer der sogenannten Mittleren Datentechnik wurden einander äußerlich immer ähnlicher. Auch begannen die Fronten in den Büros zu bröckeln: Mancher Serienbrief wurde schon auf einem Computer geschrieben, mancher Programmierer begann, seine Korrespondenz selbst zu erledigen.

Allmählich wurden auch in den Entwicklungsabteilungen und in der Konzernstruktur der großen Büromaschinen-Hersteller die Gräben zwischen den EDV- und den Büromaschinen-Abteilungen zugeschüttet.

Auch das Forschungssprojekt, zu dessen Leitung ich 1979 nach Deutschland ging, hatte das Ziel, die Grenze zwischen Schreiben und Rechnen zu überbrücken: Wir sollten die Kommunikationsmöglichkeiten zwischen Textautomaten (so nannte man das damals) und Großrechnern untersuchen und die Auswirkungen auf die Büroarbeit analysieren.

Nur ein kleines Beispiel zur Illustration der heute skurril anmutenden technischen Probleme von damals: Ein Computer verschlüsselt jedes Zeichen in einem Byte: ein “A”, “5”, aber auch “?” und “Ö” sind jeweils ein Byte oder 8 Bit. Bei den ersten Textsystemen hingegen bestand z.B. ein “Ä” aus gleich drei Bytes: Eines für “a”, eines für “Großschreibung” und eines für “ .. “. Das war für einen Informatiker doch sehr sonderbar.

Hier haben sich mittlerweile die Informatiker durchgesetzt.

Bei einer anderen, viel deutlicher “auf der Hand liegenden” Frage haben sich die Schreibmaschinenhersteller behaupten können: Bei den Tastaturen. Hier wird immer noch eine Anordnung der Tasten verwendet, die für mechanische Typenhebelschreibmaschinen optimal ist: So wie heute die Tasten liegen, minimieren sie die Gefahr, daß sich die Typenhebel bei schnellem Schreiben ineinander verheddern. 

Nur haben wir längst keine Typenhebel mehr. Eine andere Anordnung der Tasten könnte die Schreibgeschwindigkeit glatt verdoppeln. Allerdings müßte dann eine ganze Generation umlernen. Da warten wir lieber noch ein paar Jahre auf die akustische Eingabe. 

Zurück zu meinem Forschungsprojekt: Unser technischer Schlußbericht war wohl einigermaßen zufriedenstellend – zumindest wurde mein Vertag verlängert. Allerdings war das Ministerium als Auftraggeber mit einem anderen Ergebnis des Projektes gar nicht glücklich: Der Papierverbrauch in unserem computerunterstützten “papierlosen” Büro war gegenüber einem konventionellen Büro nicht verringert, sondern auf das Vierfache gestiegen.

Der Grund: Es wurde mehr geschrieben – es wurde mehr und unüberlegter Schriftgut verteilt – es wurde mehr aufgehoben (nicht nur Endfassungen, sondern auch frühere Versionen von Texten werden ausgedruckt) und es wurde wegen jeder kleinen Korrektur der gesamte Text neu ausgedruckt.

Seit damals sind mehr als 20 Jahre vergangen. Das Bild des Büros hat sich sehr verändert: Computer sind heute in jedem Büro selbstverständlich. Drucker, Disketten, Bildschirme gehören zu Alltag jeder Sekretärin. Internet, Handy und Telefax haben den Fernschreiber abgelöst. Nur die Abläufe sind geblieben. Und der Papierverbrauch ist um nichts geringer geworden. 

Ganz im Gegenteil:

Ungeachtet der zunehmenden Digitalisierung ist in den vergangen Jahrzehnten der Papierverbrauch im Büro kontinuierlich angestiegen:
-	seit den 80er Jahren hat sich der Papierverbrauch im Büro etwa verdoppelt
-	allein die Einführung der elektronischen Post ließ die Anzahl der Ausdrucke in Unternehmen um etwa 40% steigen
-	die Ausdrucke haben die Kopien übrigens mittlerweile an Umfang bereits eingeholt.
-	Nur 6,8% der Nutzer lesen ihre elektronischen Nachrichten ausschließlich am Bildschirm.

Der Grund, warum die Computerisierung des Büros keine Verringerung des Papierverbrauches gebracht hat, ist, daß trotz aller Automatisierung, Digitalisierung und Vernetzung, das entscheidenden Referenzdokument, mit dem wirklich gearbeitet wird, immer noch das Papier ist, also das Original, der Ausdruck oder die Kopie. 

Das liegt einerseits an der noch immer unerreichten Benutzerfreundlichkeit des Papiers: Am Bildschirm ist es schwer, mehrere Dokumente gleichzeitig zu überblicken und zu bearbeiten. Papier kann man mit Händen angreifen, schnell ergänzen, hervorheben oder mit Notizen versehen. Verträge werden in Papierform ausgetauscht. All diese Eigenschaften machen Papier derzeit zum unangefochtenen Datenträger Nummer 1 im praktischen Geschäftsleben.

Änderungen dieser Situation, also eine Reduktion des Papierverbrauches im Büro, dürfen wir uns von technischen Neuerungen alleine nicht erwarten: Technisch sind wir heute schon sehr weit und ich bin überzeugt, daß mit Spracheingabe und neuen Formen des Outputs weitere technologische Sprünge gelingen werden. 

Aber es geht schon lange nicht mehr um ein technisches, es geht um ein organisatorisches Problem:

Wir können nicht erwarten, dass der Einsatz neuer Informations- und Kommunikationstechnik viel bringt, wenn wir die Verwaltungsabläufe nicht radikal ändern. So lange die gleichen Abteilungen über bestimmte Vorgänge in gleicher Form informiert werden wollen, kann neue Technik keinen Rationalisierungsgewinn bringen. 

Es hätten auch die Autos keine Beschleunigung des Verkehrs gebracht, wenn nicht gleichzeitig die Straßen verbessert worden wären. Deswegen hat sich der großräumige Verkehr auch so beschleunigt, in den Zentren der Altstadt bringt das Auto hingegen nichts. In den meisten Büros stecken wir mit unseren modernen Informations- und Kommunikationsinstrumenten heute im engen Gassengewirr der veralteten Abläufe fest.

Deswegen ist e-government eine so große Hoffnung. Wenn der Sparstift die öffentliche Verwaltung endlich zwingt, radikal neue Verfahrensabläufe einzuführen, könnte ein Durchbruch erfolgen.
Bisher gab es einfach zu wenig Druck, liebgewordenen Verwaltungsabläufe, damit Hierarchien und Einflüsse zu ändern. Und die Notwendigkeiten der öffentlichen Bürokratie haben es den privaten Verwaltungen oft unmöglich gemacht, ihrerseits allein radikal neue Ansätze zu verwirklichen: Zu eng sind heute die betriebsübergreifenden Verflechtungen zwischen den Unternehmen, als dass einer allein ausbrechen könnte. Die wenigen pionierhaften Papierlosen Büros der 80er Jahre sind daher auch Einzelfälle geblieben. 

E-Government muß vor allem die Rolle des Papiers in den Verwaltungsabläufen neu überdenken: Wann und wo brauche ich tatsächlich Unterschriften, Ablagen, Gegenzeichnungen? Und wo müssen diese wirklich auf Papier stehen?

Kurz: Wir müssen statt des “Papierlosen Büros” das “papierbewusste Büro” anstreben. 

Ich sehe zur Zeit die große Chance, nach 20 Jahren endlich einen bedeutenden Schritt weiterzukommen. Nicht wegen technischer Möglichkeiten, sondern wegen ökonomischer Zwänge – das gilt ja nicht nur in Österreich, sondern in ganz Europa.

Ganz “papierlos” wird das Büro allerdings selbst bei wesentlich verbesserten Abläufen derzeit noch nicht werden können.
Es gibt nämlich eine Reihe von Funktionen, die heute nur das Papier wahrnehmen kann. Funktionen, die jenseits von Technik und Organisation in der gesellschaftlichen Rolle des Papiers liegen.

Als erstes Beispiel will ich die Zertifizierungsfunktion des gedruckten Papiers nennen.

Was verstehe ich darunter? Der “Produktionsfaktor Wissen” ist in der derzeitigen Informationsgesellschaft eine äußerst flüchtige, instabile Substanz, auf die man wohl nicht wirklich bauen kann solange dieses Wissen nicht materiell gebunden wird. Und der verlässlichste und sicherste Datenträger ist immer noch das Papier.

Das beginnt immer noch bei der in technischer Seite – wer hat nicht schon versehentlich zu früh die DELETE-Taste gedrückt und so die Arbeit von Stunden gelöscht?

Es setzt sich aber auch inhaltlich fort: 

Es ist bezeichnend, daß der dreifache “Weh”-Ruf zum Synonym für Internet geworden ist: www! Die Inhalte in diesem weltweiten Wartezimmer (eine andere Erklärung für www) sind nämlich äußerst fragwürdig: Wenn Sie eine beliebige Information im INTERNET gefunden haben, wer garantiert, dass es wenige Stunden später die gleiche Adresse immer noch gibt? Daß dort der gleiche Inhalt steht? Daß der Autor tatsächlich der angegebene ist?

An den Universitäten sind wir ständig damit konfrontiert, daß Studierende Inhalte aus dem Netz zitieren. Nur was bringt das? Wenn dort plötzlich etwas ganz anderes steht, als der Studierende behauptet, wer ist dann schuld? 
Wird ein Autor bei einer Neuauflage eines Werkes die alte Version entsprechend gekennzeichnet im Netz belassen oder einfach überschreiben? Woran erkenne ich, daß ein Text im Netz die Endfassung ist oder doch noch eine Arbeitsversion?

Heute hält Internet einer seriösen Quellenkritik nicht stand. Heute gilt in der Wissenschaft immer noch Goethes berühmter Satz “ (nur) was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen”.

Es gibt interessante Modelle, hier Abhilfe zu schaffen. So wurde etwa vorgeschlagen, den Universitätsbibliotheken die Aufgabe zu übertragen, eine zentrale Bibliographie aller Angehörigen ihrer Institution zu führen.

Erst wenn ein Text endgültig fertig ist, wird er vom Autor an den Rechner der Universitätsbibliothek übermittelt. Die Bibliothek übernimmt die korrekte Erschließung, identifiziert den Autor und hält das Ablieferungsdatum eindeutig fest. Die Bibliothek garantiert, daß keine nachträglichen Änderungen vorgenommen werden und verpflichtet sich, den Zugriff ohne zeitliche Beschränkung zu ermöglichen.

Nur dann, wenn ein Dokument auf einem derartigen Server liegt, ist es zitierfähig, kann es der öffentlichen Kritik und Überprüfung durch die wissenschaftliche Gemeinschaft unterzogen werden. Letztlich würde eine Funktion wahrgenommen, die der Ablieferung von Pflichtexemplaren entspricht – nur daß das “Pflichtexemplar” in diesem Modell gleichsam das einzig legitime Originaldokument ist.

Dieses Problem der Wissenschaft hat natürlich auch die Wirtschaft und Verwaltung: Wer garantiert die Echtheit und Unveränderbarkeit von Verträgen, Angeboten, Aufträgen, von Gesetzen, Produktbeschreibungen und Lieferpapieren, wenn all das nur mehr elektronisch zur Verfügung steht? 

Technisch ist das gelöst. Wir haben seit Juli 1999 mit dem Signaturgesetz in Österreich sogar schon die erforderlichen gesetzlichen Regelungen für elektronische Unterschriften. Aber organisatorisch und praktisch hat sich das noch nicht durchgesetzt. 

Spätestens wenn der erste große Mißbrauchsfall an die Öffentlichkeit dringt wird sich etwas ändern müssen: Wenn ein Patient Schaden nimmt, weil er sich mit Internet-Ratschlägen kurieren wollte – oder wenn ein Unternehmen über fehlerhafte Marktdaten stolpert.

Vergessen wir bitte nicht, daß ein großer Teil der produzierten und publizierten Information heute immer noch blanker Unsinn ist: der Prozentsatz der unnötigen, falschen oder sogar böswilligen Information ist im nicht-wissenschaftlichen Bereich und bei der sogenannten Alternativ-Wissenschaft besonders hoch, aber auch in der etablierten Wissenschaft keineswegs zu vernachlässigen.

Es hat Jahrhunderte gedauert, um mit dem hochkomplexen sozialen System der anerkannten Wissenschaft einen internationalen Sicherheits- und Kontrollmechanismus für die Prüfung und Bewertung von Information zu schaffen. Nur was diesem System standhält, können wir als etabliertes Wissen bezeichnen. 

In diesem System spielen die gedruckte Publikation und die Bibliothek eine Schlüsselrolle. Was Computerleute oft als “Medienbrüche” anprangern, sind meist höchst sinnvolle Feuermauern gegen den Flächenbrand der publizierten Dummheiten.

Das gleiche gilt auch für die Wirtschaft: Die Mechanismen, die sicherstellen, daß nur derjenige ein Haus für Dritte baut, der das auch gelernt hat, daß nur derjenige im Spital operieren darf, der Medizin studiert hat, dass nur ein Produkt in den Handel kommen darf, das seine Unbedenklichkeit beweisen konnte, all die vielen gesellschaftlichen Prüfungs- und Zulassungsmechanismen für Menschen und Produkte sind papiergebunden.

Besonders deutlich wird das beim Zahlungsverkehr. Das größte Hindernis des elektronischen Handels ist derzeit das Fehlen von verläßlichen, anerkannten elektronischen Zahlungsformen, denen breites Vertrauen entgegengebracht wird. Auch hier sind die technischen Lösungen vorhanden - es fehlt an deren Verbreitung und öffentlichen Anerkennung.

Ein kleines Beispiel: Erst letzte Woche habe ich ein längst vergriffenes Buch gesucht. Ich habe es rasch und effizient über Internet in einem kleinen englischen Antiquariat gefunden. Per Post war es in drei Tagen auf meinem Schreibtisch. Wissen Sie, wie ich bezahlt habe: Ich habe Geldscheine in der Bank gewechselt, abgezählt in ein Kuvert gesteckt und nach Großbritannien geschickt.

Das war die mit Abstand schnellste, billigste und sicherste Methode.
Mein englischer Geschäftspartner hat eben dem Papier, das mit dem Bild seiner Königin bedruckt ist, das meiste Vertrauen entgegengebracht. Dieses Papier konnte ich in Graz mit vergleichsweise geringen Spesen erwerben. Die Mechanismen, Papier zu transportieren sind immer noch verläßlicher als die elektronischen Wege. Und die Kosten und das Risiko des Verlustes sind für den Papieraustausch noch immer am geringsten.

Die Zertifizierungsinstanzen sind hier glaubwürdig und durch lange Tradition legitimiert: Die Nationalbanken, die Postdirektionen, die Geschäftsbanken.

Wenn ich hingegen den Betrag elektronisch übermittle, wer garantiert mir dann, daß meine Kreditkartennummer nicht abgehört wird? Daß mein Computer nicht bei der Überweisung den Kommapunkt falsch setzt? Daß die Auslandsüberweisungsspesen den überwiesenen Betrag nicht weit übertreffen? Daß ich nicht in vier Monaten plötzlich eine Rechnung über Spesen eines Roaming-Partners bekomme, von dessen Existenz ich gar nichts wußte?

Papier hat also sehr viel mit Vertrauen, mit Sicherheit und mit gesellschaftlicher Akzeptanz zu tun. Theoretisch ist das bei den elektronischen Formen längst gelöst, aber nicht emotional.
 
Und auch nicht praktisch. Denn wer immer die Aufgabe der Zertifizierungsinstanz in der Informationsgesellschaft wahrnehmen wird, wird technisch natürlich wiederum um den Computer nicht herumkönnen.

Es muß auch bei elektronischen Dokumenten sichergestellt sein, daß die zertifizierten Inhalte, die überprüften Geldtransaktionen, die verbrieften Verträge vor Veränderung oder Zerstörung sicher sind und auch in vielen Jahren noch lesbar bleiben.

Das führt zu einer zweiten bisher ungelösten Funktion der papierlosen Gesellschaft. Zu einem weiteren Problem, das den Durchbruch zum papierlosen Büro bisher verhindert hat. Die Archiv-Funktion: 

Schon heute sind zahlreiche Daten-, Text-, Bild- und Tondokumente nicht mehr brauchbar, weil ihre Datenträger nicht mehr lesbar sind. Nicht, weil sie physisch zerfallen oder von Mäusen zerfressen wären (was bei Büchern und Lochkarten ein ernstes und uns allen bekanntes Problem darstellt), sondern weil die Abspielgeräte nicht mehr vorhanden oder einsatzfähig sind. Wer kann heute noch 5 Zoll Disketten lesen? Wer kann eine 78er Schelllack ordentlich abspielen? Oder einen Doppel-8-Film mit Tonspur?

Dieses Problem wird durch die fortschreitende Technik nicht etwa leichter, sondern eher komplizierter. Unterschiedliche Formate, unterschiedliche Datenträger, unterschiedliche Versionen nehmen zu, nicht ab. Die CD hat in kürzester Zeit die Langspielplatte komplett verdrängt. Heute wird bereits am Nachfolger der CD gearbeitet.

Neben diesen Gefährdungen durch technische Neuerungen besteht bei allen Datenträgern die Notwendigkeit des Schutzes vor den Folgen von Alterung und unabsichtlicher Zerstörung. Außerdem muß mutwillige oder betrügerische Veränderung ausgeschlossen werden. 

Diese Aufgabe ist beim Papier wohlbekannt. Jedes Unternehmen hat ein Archiv. Das ist weitgehend passiv und braucht wenig technischen Aufwand. Nicht so im papierlosen Büro. Hier erfordert das Archiv die ständige Anpassung an neue Technologien und die systematische Pflege von alten Technologien: Und hier ist wirklich Technologie gemeint und nicht bloß Technik: 

Es muß der gesamte Technikkreis weitergegeben werden, die Datenträger, die Abspielgeräte, deren Ersatzteile und Betriebsmittel und das Know-how: Schulung, Ausbildung, Handfertigkeiten. Wir brauchen eine eigene Computer-Archäologie.

Hier ist ein einzelnes Unternehmen schnell überfordert. Hier werden neue spezialisierte Betriebe gefragt sein: Computer- und Elektronikfirmen, neue private Anbieter, wissenschaftliche Vereinigungen, Verlage, Unternehmensberater, Rechtsanwälte, Notare. Wer wird diesen Ball aufgreifen?

Ich habe schon erwähnt, daß ich die größte Barriere gegen das papierlose Büro im Mangel an Vertrauen sehe: Wir sind in hohem Maße gewohnt, der Papierform und nur der Papierform Vertrauen zu schenken. Dieser Meinung sind auch die meisten europäischen Manager:

Im letzten Sommer hat XEROX eine Studie vorgestellt, nach der 79% der europäischen Manager davon überzeugt sind, daß das papierlose Büro sicherlich nicht in den nächsten 10 Jahren kommen wird. Am skeptischsten sind übrigens die Franzosen, von denen glauben nur 7% an das papierlose Büro, am optimistischsten sind die Spanier, hier ist mehr als die Hälfte vom papierlosen Büro innerhalb der nächsten 10 Jahre überzeugt. 

Es wird also für nicht papiergestützte Datenträger nicht einfach sein, jenes Vertrauen zu erwerben, von dem die Wirtschaft, aber auch die Wissenschaft heute lebt: Aber das ist notwendig, wenn wir die Möglichkeiten der Informations- und Kommunikationstechnologie endlich effizient nützen wollen.

Das “papierbewusste Büro” ist also auch noch zu wenig. Wir müssen zum “medienbewussten Büro” kommen.

Wir müssen Vertrauen in die elektronischen Formen entwickeln. Und das wird viel Überwindung kosten. Die Skepsis gegenüber allen elektronischen Datenträgern hängt nämlich auch damit zusammen, daß wir beim Wissenserwerb von Jugend auf so stark vom Papier geprägt sind. 

Vom Schulbuch über das Schularbeitenheft zur Zeitung sind all unsere Lern- und Wissensquellen papiergebunden. Das Papier hat dabei auch die Funktion des Auslösers sozialer Interaktionen: Wir beugen uns gemeinsam über einen Textentwurf, diskutieren mit dem Lehrer eine Arbeit, zeigen Kollegen im Büro einen Zeitschriftenaufsatz. 

Wissen und Daten werden über Interaktion zur Information. In der Informationswissenschaft nennen wir das die “Dorfbrunnenfunktion”.

Wer wird die Rolle des Dorfbrunnens in der Informationsgesellschaft übernehmen?

Information und Kommunikation sind zutiefst soziale Aktivitäten. Soziale Aktivitäten brauchen reale Orte des Austausches – je virtueller und unpersönlicher die Kommunikation wird, desto wichtiger werden soziale Ergänzungen. Waren früher der Marktplatz und der Dorfbrunnen zentrale Orte der Kommunikation, so fehlt uns heute deren Äquivalent in der Informationsgesellschaft.

Orte an denen das so wichtige informelle Wissen weitergegeben wird, an denen man Bewertungen erhält und Kritik anbringen kann. Orte, die einen vor Überreaktionen ebenso schützen wie vor falschen Propheten. Orte, an denen man gemeinsam über Informationen weinen und lachen kann.

Wissen als Produktionsfaktor ist immer nur ein Halbfertigprodukt. Es bedarf der Weiterbehandlung in unseren Köpfen und zwischen unseren Köpfen: es muß diskutiert werden, es muß in Frage gestellt werden, es muß abgewogen werden. Wenn das nicht stattfindet, bleibt es Halbwissen, wird es brüchig, oder, noch schlimmer, kann es sehr gefährlich werden.

Auch die Umsetzung des Wissens in unsere Handlungen und Haltungen ist ein kommunikativer Prozess und bedarf der sozialen Interaktion. Diese Interaktion muß allerdings institutionalisiert werden. Das ist im Büro die Konferenz, das Mitarbeitergespräch, die Cafeteria, das kann privat die Cocktailparty sein oder der Frühstückstisch.

Papier ist ein gewohnter Partner bei dieser sozialen Interaktion. Es hilft, Information festzuhalten, ohne sie zu verändern oder zu kommentieren. Cicero hat das so ausgedrückt:” Litterae non erubescunt” – Briefe erröten nicht. Wir haben daraus den Satz gemacht: “Papier ist geduldig”.

Papier hat die bisherigen “informationellen Dorfbrunnen” also unterstützt – der Bildschirm behindert sie. Vor allem im öffentlichen Raum fehlt diese Funktion zunehmend.

Die Frage, wer die Rolle des Dorfbrunnens in der Informationsgesellschaft einnehmen könnte, ist schon in den 70er Jahren unter Informationswissenschaftlern diskutiert worden. Viele haben auf die Banken gesetzt, bei denen Vertrauen und Kundennähe wichtige Erfolgsfaktoren sind. Die Banken haben aber ihre dichten Filialnetze eher reduziert und automatisiert, anstatt sie mit neuen Funktionen anzureichern.

Andere haben auf die Post getippt. Aber die Postämter haben es vorgezogen, Papier und Bleistifte zu verkaufen, anstatt Informationsdrehsscheiben zu werden. Bahnhöfe haben mit öffentlichen Terminals zögerliche Anfänge gesetzt, die aber wieder verschwunden sind - vermutlich aus ästhetischen Gründen.

Derzeit sieht es so aus, als würden Kaffeehäuser die Rolle des Dorfbrunnens übernehmen. In aller Welt habe ich schon sogenannte Internet-Cafés gefunden, an denen vor allem junge Menschen jene anregende Mischung aus Information, Unterhaltung und physischer Begegnung finden, welche gute Kommunikation ausmacht.

Das ist ganz wichtig: Wir müssen soziale Äquivalente für die verlorengegangenen emotionalen Aspekte der Kommunikation finden. Die Informationsgesellschaft ist nicht nur eine technische Entwicklung, sie ist vor allem eine soziale und kulturelle Revolution.

Es reicht eben doch nicht aus, ein “medienbewusstes Büro” zu haben, wir müssen ein “kommunikationsbewusstes Büro” erreichen. Und Kommunikation schließt dabei zahlreiche soziale Interaktionen mit ein.

Wir dürfen schließlich nicht vergessen, daß Kommunikationssysteme und soziale Systeme in jeder Gesellschaft aufs Engste verbunden sind. Das gilt in der kleinen Welt des Büros ebenso wie in der großen Welt der Politik:

-	Die Größe des Römischen Weltreiches war nicht nur durch seine militärische Macht möglich und gleichzeitig beschränkt, sondern auch durch die damaligen Kommunikationswege. Das waren die berühmt guten römischen Straßen und erste Kommunikationslinien über Signaltürme. Bei all ihrer Qualität war es nicht mehr möglich, den Aufstand an einer der Grenzprovinzen so rechtzeitig nach Rom zu melden, daß noch im gleichen Sommer (im Winter konnte man damals nicht Krieg führen) eine militärische Reaktion möglich gewesen wäre. 
-	Oder denken sie an den Aufstieg des Bürgertums in der Neuzeit, der nicht zufällig parallel zur Verbreitung des Buches erfolgt ist.
-	Demokratien heutiger Prägung wurden erst durch die Verbreitung der Zeitung möglich – der Rundfunk hat die Politik ebenso verändert wie später das Fernsehen.

Was die Informationsgesellschaft mit sich bringt, sind daher nicht nur neue technische Möglichkeiten, sondern eine radikale Änderung unserer Kommunikationsstrukturen, damit unserer Kultur und möglicherweise sogar unserer Gesellschaftsordnung. 

Die nachhaltigste Veränderung, mit massiven Rückwirkungen auf Büros und Verwaltungen, wäre die Loslösung von der Schriftkultur.

Die Schriftkultur, die uns heute so stark prägt, ist im antiken Griechenland etwa 500 v.Chr. eingeführt worden. Sie hat binnen zweier Generationen, also in kürzester Zeit, die bis dahin vorherrschende Sprechkultur abgelöst. Dieser Vorgang ist gut dokumentiert:

-	Der Philosoph SOKRATES war noch fest in einer Sprechkultur verankert. Er hat keine Zeile geschrieben (obwohl er es vermutlich konnte) und hat heftig gegen die Verbreitung der Schrift gekämpft.
-	Sein Schüler PLATON schreibt schon. Er schreibt allerdings besonders gerne Dialoge, bildet also die Sprechform nach. Über ihn sind uns die Argumente des Sokrates gegen die Schriftkultur bekannt geworden.
-	ARISTOTELES schließlich, ein Schüler des Platon, schreibt bereits, sammelt und tauscht Texte und arbeitet mit diesen fast wie ein heutiger Wissenschaftler.

Drei Generationen, 60 Jahre, und eine geistige Welt wurde durch eine andere abgelöst. SOKRATES warnt uns davor. Im Dialog PHAIDROS weist er darauf hin, daß das bis dahin mündlich weitergegebene Wissen in Vergessenheit geraten wird. Er warnt, daß ein Buch, das von seinem Autor losgelöst wird und in falsche Hände kommt, viel Unheil anrichten kann. 

SOKRATES hat recht behalten. Seine Prophezeiungen sind alle eingetreten und unendlich viel Kulturgut wurde durch die Einführung der Schrift vernichtet. Bis auf Ilias und Odyssee wurden alle Epen schlicht vergessen.

Und doch haben Schrift und Buch, Bibliothek und Universität selbst einen Schatz geschaffen, der heute unsere kulturelle Identität bildet, den wir als das eigentlich wichtigen Erzeugnis der menschlichen Rasse ansehen. Sogar die drei großen monotheistischen Religionen sind ganz entscheidend von Büchern geprägt. Bücher, die für viele Menschen heilig sind.

Was sich im antiken Griechenland vor 2 500 Jahren ereignet hat, hat sich bei uns etwa um das Jahr 1200 n.Chr. vollzogen, und in manchen Landstrichen Europas sogar erst im 19.Jahrhundert.

In unserer heutigen Zeit vollzieht sich eine ähnliche Entwicklung. In der Informationsgesellschaft wird die Schriftkultur von einer multimedialen Informationskultur abgelöst:
-	“Schreiben” wird bald durch mündliche Eingaben vollständig ersetzt werden und sich vielleicht gerade noch auf das Eintippen von wenigen Codes beschränken.
-	 “Lesen” wird durch Wiedererkennen einer Fülle von Ikonen abgelöst werden und durch das Entziffern einzelner Wörter, von bestimmten Kommandos, von Bildunterschriften.
-	 Es könnte also passieren, dass wir zwar nicht die Kenntnis der Buchstaben verlieren, aber doch die Fähigkeit, komplexere Zusammenhänge aus längeren schriftlichen Passagen aufzunehmen.

Schon heute gibt es auch in Österreich immer mehr Menschen, die zwar täglich noch Zeitungen lesen, die Bildunterschriften in bunten Journalen konsumieren, die Speisekarten und Hinweisschilder problemlos nutzen – die aber einen längeren Aufsatz in einer anspruchsvolleren Zeitung, die Fachbücher oder Romane nicht mehr verarbeiten können. Es gibt Studien die zeigen, daß es nicht am Wollen, sondern tatsächlich am Können liegt.

Wir wissen nicht, was das für die Politik bedeuten wird. Schon heute stellen wir fest, daß eigentlich niemand mehr Parteiprogramme liest, daß politische Aussagen hinter feschen Bildern zurücktreten, daß differenzierte Standpunkte kaum mehr vermittelt werden können - und daher zunehmend weniger existieren: Oder konnten Sie z.B. im letzten amerikanischen Wahlkampf noch politische Unterschiede zwischen den Kandidaten erkennen? Erst jetzt sehen wir, daß es doch Unterschiede gegeben haben muß.

Die meisten Studien zur politischen und sozialen Zukunft der Informationsgesellschaft sind hier sehr skeptisch: Sie prophezeien bürgerkriegsähnliche Zustände zwischen denjenigen Menschen, die mit komplexer Information noch umgehen können - und daher immer mehr Macht erlangen - und denen, die auf die vorgefertigte Information angewiesen sind, und daher in immer größere Abhängigkeit geraten.

Wir wissen nicht, wie die Informationsgesellschaft politisch wirklich aussehen wird: Anarchie, Diktatur der Wissenden, Basisdemokratie, alles ist möglich – es wäre allerdings sehr verwunderlich, wenn sich unsere heutige Form von Demokratie in der Informationsgesellschaft unverändert fortsetzen ließe.

Meine sehr geehrten Damen und Herren, ich möchte zum Schluß kommen:

Ich wollte Ihnen mit meinen Ausführungen zeigen, daß das “papierlose Büro” viel mehr ist, als eine nette praktische neue Anwendung der Informationstechnologie:

Es ist entstanden aus dem Wunsch, mit Papierlosigkeit gleichsam die Verwaltung, die Bürokratie, die lästigen aber notwendigen organisatorischen Abläufe zu besiegen. 

Wenn wir “Papier” sagen, dann meinen wir beim papierlosen Büro Kontrolle, meinen wir das Einhalten von gesetzten Rahmenbedingungen, das penible Einhalten von vorgegebenen Zielen. Dann meinen wir das unbestimmte Gefühl, daß wir längst überreguliert, überkontrolliert und überverwaltet sind. Wir haben die Sorge, daß Gott bei der nächsten Sintflut nicht Wasser, sondern beschriebenes und bedrucktes Papier verwenden wird.

Das ist das Motiv des papierlosen Büros. Dieses Gefühl läßt es so erstrebenswert erscheinen.

Aber Papier ist mehr als ein Datenträger, der sich so ohne weiteres durch einen anderen, z.B. einen digitalen, ersetzen ließe. Papier ist untrennbar mit unserer Kultur, unseren gesellschaftlichen Strukturen und Abläufen, ja sogar mit unserem Weltverständnis verbunden. Auf Papier trifft des berühmte Wort von Marshall McLuhan besonders zu: “Das Medium ist die Botschaft”. Wenn wir den Datenträger Papier ändern, dann ändern wir die Gesellschaft. Und das wird auch so kommen – und zwar bald.

In welche Richtung sich die Gesellschaft verändern wird, ist nicht schicksalhaft vorgegeben. Sie könnte sogar in Richtung einer gänzlich papierlosen Zukunft gehen. Ich fürchte aber, dass eine Gesellschaft ohne Papier auch eine Gesellschaft ohne Tradition, ohne Werte und ohne Sicherheit wäre.

Papier ist so etwas wie der Kitt, der Mörtel unserer Gesellschaft. Zur Zeit bekommen manche Strukturen Risse, weil die bürokratischen Abläufe, die Regelungen und Sicherheitsnetze zu dominant sind. Weil wir zu viel Mörtel, und zu wenig Steine verwendet haben.

Das darf aber nicht zur Gegenreaktion führen, dass wir diesen Mörtel gänzlich weglassen. Dann werden unsere komplexen Strukturen noch viel schlechter halten.

Wir sollten daher das papierlose Büro genauso wenig anstreben, wie die papierlose Gesellschaft. Das sind negative Ansätze. Wir brauchen statt dessen eine positive Utopie: eine informations- und kommunikationsreiche Zukunft.

Vielen Dank

°°°°°°°°°°
kunstraum.gleisdorf: Neue Räume
Bitte achten Sie die Urheberrechte! Dieser Beitrag in der praxiszone |kunstraum.gleisdorf| ist hier nur zur privaten Lektüre zur Verfügung gestellt. Für andere Vorhaben verständigen Sie sich bitte mit dem Autor: wolf.rauch@kfunigraz.ac.at
http://www.kultur.at/kunst/raum/